O uso de softwares integrados de gestão (ERP, CRM entre outros) é cada vez mais comum entre as empresas. O investimento em tecnologia e automação de processos tem se mostrado vantajoso para otimizar, aprimorar a gestão e aumentar as margens de lucro do negócio.

Em muitas empresas a aderência dos softwares integrados chega a apenas 35%, de acordo com pesquisa recente da revista Computerworld. Com esse percentual, fica difícil disputar na acirrada competição do mercado, que exige cada vez mais que as organizações automatizem seus processos e acompanhem a transformação digital.

A partir da adoção de um software integrado de gestão, este passa a ser a espinha dorsal das operações de uma empresa, o que representa um nível de dependência cada vez maior sobre a ferramenta implantada.

No entanto, independentemente da “grife” escolhida, muitos empreendedores encontram problemas durante este tipo de implantação, o que na maioria das vezes, decorre pela não aderência plena de suas funcionalidades às necessidades da empresa.

Quando falamos em aderência do software, falamos do nível de adaptação do mesmo ao modelo de negócio da organização, ou seja, às suas funções e processos operacionais (Marketing, Vendas, Compras, Produção, Serviços, Logística, Financeiro, Contábil/Fiscal, entre outros).

Qual a importância de garantir a aderência de um software integrado ao negócio?

Sem essa aderência, o software fica subutilizado, podendo inclusive fornecer informações imprecisas. Por conta deste tipo de situação, muitos gestores acabam por questionar se vale a pena investir na automatização e integração de seus principais processos, ou, o que é pior, passam adotar controles e processos paralelos, em decorrência da insegurança das informações geradas.

Ocorrências mais comuns nas implantações:

• apenas 7% dos projetos de implantação de softwares integrados terminam no prazo planejado (Revista CIO);
• fornecedores pouco qualificados;
• estimativas de prazos irreais;
• escolha pela grife, menor preço (investimento), entre outros.

*Isolada e/ou conjuntamente, qualquer desses erros consomem recursos valiosos das organizações e contribuem para aumentar os níveis das descrenças dos gestores quanto a eficiência desse tipo de ferramenta.

O que fazer antes de contratar um software integrado de gestão para garantir sua aderência?

Os níveis de aderência podem ser aumentados com base em ações que devem ser executadas em duas etapas:

• Mapeamento dos processos atuais: que deverão ser implantados e executados utilizando-se dos recursos do software a ser contratado;
• Análise de Aderência: independentemente, da ferramenta e/ou fornecedor a ser contratado, a avaliação da melhor forma possível às funcionalidades e alternativas oferecidas por essa e outras ferramentas que estejam no mesmo patamar é fundamental;
• Ponto de Atenção: identificação dos níveis de cobertura das funcionalidades da ferramenta em relação aos processos atuais e às necessidades específicas do negócio.

Destacamos nesse momento o fato dos softwares integrados, em sua maioria, serem desenvolvidos de acordo com a “média das boas práticas de mercado”,o que pode gerar a necessidade de que os processos decorrentes da empresa tenham que ser redesenhados e  adaptados para sua implementação.

Para aqueles casos em que devam predominar as necessidades específicas dos processos e operação atuais do negócio, há que se realizar um estudo para avaliar os níveis de priorizações e investimentos necessários às customizações e desenvolvimentos para as necessárias adaptações.

Os 8 erros que sua empresa deve observar!

1 - Deixar de avaliar outras opções de solução – além de considerar as características técnicas e o que a ferramenta oferece em termos de recursos, nunca opte por uma solução sem antes realizar uma análise comparativa e objetiva entre as opções disponíveis e mais adequadas às especificidades de seu negócio, considerando-se os cenários imediatos e principalmente os futuros.

2 - Pensar apenas no preço - muitos empresários se preocupam com os custos quando precisam investir em suas organizações. Ao escolher o software integrado leve em consideração o valor agregado às características da sua companhia, como porte, ramo de atuação, atividades desenvolvidas.

3 - Deixar de considerar os aspectos de planejamento para a implementação - um dos primeiros erros que se deve evitar em relação à implementação de um software integrado de gestão é a falta de planejamento. Elaborar um estudo adequado, envolvendo estimativas de tempo e recursos, é a garantia do sucesso em relação ao software de gestão.

4 - Esquecer do licenciamento do software - Lembre-se de que há várias modalidades de licenciamento e você precisa optar por aquela que for a mais indicada para sua empresa.

5 - Omitir o futuro - É necessário pensar a longo prazo: considere a respeito dos custos com infraestrutura, variação do número de usuários e treinamentos periódicos.

6 - Deixar de capacitar e treinar as equipes - É importante que os colaboradores saibam como o software funciona para extraírem o melhor dele.

7 - Ter dificuldades para compreender o sistema - se você tem dificuldades para compreender como funciona o sistema, então seu negócio tem uma situação que precisa ser resolvida.

8 - Pensar que apenas o software resolverá todos os seus problemas - sozinha, a ferramenta não faz milagre. É um erro acreditar que ela resolverá todos os problemas relacionados à gestão da sua empresa.

Conclusão

Seguindo as etapas de mapeamento de processos atuais e análise de aderência, você terá dois benefícios principais: a identificação de falhas ou gargalos nos processos internos da empresa, com a possibilidade de corrigi-los, e a obtenção de um mapa que oriente a aderência da ferramenta escolhida aos processos, anteriormente mapeados.

Com essa visão ampla sobre seu negócio, você consegue identificar quais mudanças processuais são necessárias e quais customizações e/ou parametrizações devem ser priorizadas e o consequente investimentos para que os benefícios potenciais sejam otimizados ao máximo.

Adicione a essas ações, a estruturação de um time de profissionais voltado exclusivamente à Gestão de Mudança Organizacional (GMO), o qual ficará a cargo o processo de transição aos novos cenários e processos de comunicação, capacitação e engajamento das equipes ao novo “modus operandi”.